offerte maken

Een Goede Offerte Maken: 4 Tips Voor Ondernemers



Een offerte maken is dagelijkse kost voor de gemiddelde ondernemer. Als je een goed gesprek hebt gehad met een potentiele nieuwe klant, kan een goed geformuleerde offerte ervoor zorgen dat die klant ervoor kiest om met niet met de concurrent, maar juist met jouw startup in zee te gaan. Maar het maken van een goede offerte is niet zo simpel als het lijkt. Hoe zorg je er nou voor dat je een goede offerte maakt? Wij hebben een aantal handige tips op een rijtje gezet om jou hierbij te helpen. Gebruik deze tips en je leert snel hoe je een offerte maakt zonder veel voorkomende fouten te begaan.

1.Overtuig je klant



Een offerte is in de eerste plaats natuurlijk een prijsopgave van jouw diensten. Je hebt in één of meerdere gesprekken met de klant zijn of haar wensen aangehoord, en jullie hebben samen al een soort overeenkomst bereikt over hoe het project dat jullie samen eventueel gaan ondernemen eruit zal zien. Je weet wat je de klant kan bieden, en andersom ook wat hij of zij van jou verwacht. Tijdens de gesprekken heb je natuurlijk geprobeerd je toekomstige klant ervan te overtuigen dat hij of zij juist voor jouw onderneming zou moeten kiezen. Maar het feit dat je klant jou om een offerte heeft gevraagd, wil niet direct zeggen dat hij of zij ook daadwerkelijk van plan is om met jouw bedrijf verder te gaan. Meestal verzamelen klanten meerdere offertes van verschillende bedrijven, om die met elkaar te vergelijken en vervolgens een keuze te kunnen maken.


Daarom is het belangrijk dat je met jouw offerte je klant een extra duwtje in jouw richting probeert te geven. Dit doe je ten eerste door ervoor te zorgen dat jouw prijs kan concurreren met die van andere bedrijven in jouw branche. Als jouw uurtarief vele malen hoger ligt dan dat van je concurrent, zal een klant zelden voor jouw diensten kiezen. Maar eigenlijk moet je er met een offerte ook voor zorgen dat je klant niet geneigd is om meteen maar naar de pagina met de cijfertjes te skippen. Dat doe je door zijn of haar aandacht te trekken met een goede, bondige samenvatting van de gesprekken die jullie hebben gevoerd. Noem niet al te veel specificaties van de werkzaamheden die je zult uitvoeren, maar benadruk juist wat jouw product zo bijzonder maakt. Door daarbij steeds terug te refereren aan jullie gesprekken, zal je klant het idee krijgen dat je goed naar hem of haar geluisterd hebt en hem of haar begrijpt. Zorg dat je in je offerte nog een keer uiteenzet waarom juist jij zo goed kan voldoen aan de wensen en behoeften van de klant, in plaats van de concurrent.


Ook is het slim om eventuele twijfels, waarvan je uit de gesprekken weet dat de klant ze heeft, in de offerte te benoemen en uit te leggen waarom jij denkt dat je de verwachtingen waar kan maken. Zo erken je de mogelijke zorgen van de klant, en kun je die twijfels bij voorbaat al proberen weg te nemen.

2. Hou het overzichtelijk



Een goede offerte is boven alles duidelijk en overzichtelijk. De manier waarop je je offerte presenteert is een weerspiegeling van je bedrijf: als je offerte een slordige lay-out heeft, maak je de indruk dat je je zaakjes niet op orde hebt. Zorg dat je op iedere pagina je bedrijfslogo hebt staan, en kijk goed na of het hele document wel in het zelfde lettertype is geschreven. Let ook op dingen als witregels en alinea’s, en zorg dat je consequent omgaat met deze dingen.


Ook belangrijk is het taalgebruik. Als je een redelijk informeel gesprek hebt gehad met een toekomstige klant, mag je dat informele aspect best een beetje door laten schemeren in je offerte. Het zou raar zijn om in je offerte ineens heel formeel taalgebruik of overdreven vakjargon te gaan gebruiken, als je klant dit uit de andere communicatie niet van jou gewend is. Andersom moet je ook opletten dat bij andere klanten een informele insteek misschien minder gepast is. Als je je product of dienst bijvoorbeeld aanbiedt aan een advocatenkantoor of bank, is een wat afstandelijker, formeler en beleefder taalgebruik misschien beter op zijn plaats. Let er hierbij goed op dat je geen spel- of typefouten maakt, en dat je grammatica in orde is. Als je niet zo’n kei bent in taal, doe je er goed aan de offerte te laten corrigeren door iemand die hier wel veel verstand van heeft.

3. Zorg dat alles er helder in staat



Er zijn een aantal gegevens die niet mogen ontbreken op een offerte. Zo moeten natuurlijk de gegevens van jouw bedrijf, en de gegevens van dat van je klant op de offerte worden vermeld. Elke offerte moet ook een offertenummer hebben, zodat er geen verwarring kan ontstaan over welke offerte er wordt bedoeld. Zoals hierboven genoemd, val je op de eerste pagina van de offerte terug op de gesprekken die je met de klant gevoerd hebt, en ga je nog even in op de werkzaamheden of diensten die je gaat leveren.


Het belangrijkste punt van een goede offerte is natuurlijk de prijsopgave. Op een aparte pagina zet je precies de prijs van je product of dienst uiteen. Per onderdeel vermeld je het (uur)tarief of de van tevoren afgesproken prijs. Vermeld hier ook altijd bij of het bedrag in- of exclusief btw is, en vermeld apart nog even welk btw-tarief je rekent, en het uiteindelijke btw-bedrag dat de klant aan jou moet betalen. Bij dit onderdeel is het extra belangrijk dat je zorgvuldig te werk gaat, omdat een typefout met de cijfers ervoor kan zorgen dat je klant het verkeerde idee krijgt van wat een project nou precies gaat kosten.


Ook belangrijk is dat je in je offerte precies vermeldt wat wel en wat niet binnen jouw werkzaamheden valt. Verwacht je van je klant dat hij of zij zelf het voorbereidende werk doet, of is dat bij jouw dienst inbegrepen? Om verwarring te voorkomen vermeld je het allemaal in de offerte. Hierbij moet je ook denken aan eventuele extra kosten die het werk met zich mee kan brengen. Horen onvoorziene kosten bij jouw service of is de klant verantwoordelijk voor eventuele extra kostenposten? Verder vermeld je natuurlijk de details van de betaling. Welke betalingstermijn is er? Hoe moet de transactie worden voldaan? Door ervoor te zorgen dat je offerte zo compleet mogelijk is, geef je je toekomstige klant een duidelijk beeld van hoe het project eruit gaat zien en, vooral voor de klant belangrijk, wat het hem of haar gaat kosten.

4. Wacht niet te lang met versturen



Als een nieuwe klant je heeft gevraagd een offerte voor hem of haar te maken, is het verstandig om dat zo snel mogelijk te doen, zodat de klant de offerte zo snel mogelijk in handen krijgt. Omdat klanten meestal meerdere bedrijven om een offerte vragen, is het slim als jouw offerte één van de eerste is die ze te zien krijgen. Zo laat je niet alleen zien dat je snel kunt werken, maar zal ook de klant jouw offerte beter onthouden. Hoe meer offertes ze al hebben gezien, hoe minder de jouwe op zal vallen.


Dit wil echter niet zeggen dat je een offerte dan maar af moet raffelen om hem zo snel mogelijk te kunnen versturen. Zoals we hierboven al zeiden, is het belangrijk om zorgvuldig te werk te gaan. Een slordige fout is snel gemaakt, en dit zal op een potentiële nieuwe klant geen goede indruk maken. Als je veel tijd steekt in je allereerste offerte, heb je bovendien meteen een goed voorbeeld voor de offertes die ongetwijfeld nog zullen volgen. Aangezien je vaak hetzelfde product aan meerdere klanten aanbiedt, zul je je eerdere offertes als stramien kunnen gebruiken. Zo zorg je er ook voor dat al je offertes dezelfde opmaak hebben.


Waar offertes vroeger meestal per post verstuurd werden, gaat het tegenwoordig meestal digitaal. Een offerte verstuur je gewoon per e-mail. Zorg ervoor dat je de offerte als PDF-bestand verstuurt. Zo ben je er zeker van dat je opmaak ook op een andere computer hetzelfde blijft, en kan er niets meer aan de offerte veranderd worden. Je verstuurt het bestand als bijlage in een e-mail, waarin je verder nog even kort de belangrijkste punten van de offerte samenvat, zodat de klant meteen weer weet waar het over gaat.



Met deze 4 tips moet het schrijven van een goede offerte helemaal goed komen! Let er op dat je zorgvuldig te werk gaat, en dat je offerte een compleet overzicht van alle werkzaamheden en de prijzen daarvan biedt. Als je ervoor kunt zorgen dat jouw offertes de aandacht trekken van je klanten, zul je zien dat ze sneller voor jouw onderneming zullen kiezen. Heb je zelf nog meer tips voor het maken van een goede offerte? Laat hieronder een bericht achter!


Reactie op "Een Goede Offerte Maken: 4 Tips Voor Ondernemers"

Geen reacties mogelijk

  1. Je punten kloppen !

    Maar alles start bij deskundige medewerkers.

    Helaas zie ik het hierin fout gaan.

 
Scroll to top