Checklist: 12 dingen die niet mogen ontbreken op een factuur

Als je net je eigen bedrijf bent begonnen zul je veel dingen tegenkomen die nieuw zijn en waar je goed op moet letten. Het bijhouden van een administratie, het onderhouden van goede contacten met je klanten of leveranciers, en natuurlijk het uitschrijven van facturen zijn allemaal dingen die je misschien nog nooit gedaan hebt.

Het is daarom slim om niet zomaar ergens aan te beginnen, maar je van tevoren goed te oriënteren als het op zulke taken aankomt.

Bij het opstellen van een factuur is er een aantal dingen waar je goed op moet letten. Dit is niet alleen nodig om ervoor te zorgen dat de communicatie tussen jou en je klant zo soepel en probleemloos mogelijk verloopt, maar ook om te zorgen dat de factuur rechtsgeldig is.

Om je een beetje op weg te helpen hebben we een lijstje gemaakt met twaalf dingen die op je factuur niet mogen ontbreken. Hou deze lijst aan en je leert binnen no time een factuur maken als een pro!

1. Je volledige naam en adres
   Op elke factuur vermeld je de volledige naam van je bedrijf, zoals die is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel. Je vermeldt ook het adres waar je bedrijf is gevestigd. Let op; het gaat hier om het adres waar je onderneming daadwerkelijk is gevestigd. Als je postadres anders is dan je vestigingsadres, moet je dus goed opletten dat je je vestigingsadres op de factuur vermeldt. Alleen een postbusnummer is niet voldoende.
2. De volledige naam en het volledige adres van je klant
   Ook hier geldt: vermeld de naam en het adres van je klant zoals deze bekend is bij de Kamer van Koophandel. Als je het btw-nummer en het KvK-nummer van je klant weet, is het slim om deze er ook bij te vermelden. Zo weet je zeker dat je zo duidelijk mogelijk bent geweest, en dat je factuur zo waterdicht is als maar kan.
3. Je KvK-nummer
   Als je een onderneming start, moet je die inschrijven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Bij het inschrijven krijg je direct een uniek KvK-nummer mee dat je in het vervolg op al je correspondentie, dus ook je facturen, dient te vermelden. Dit is wettelijk verplicht, en is voor de klant een soort verzekering dat je een serieuze onderneming bent.
4. Je btw-nummer
   Als je je inschrijft in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel krijg je naast een KvK-nummer ook meteen een uniek btw-nummer mee van de Belastingdienst. Je bent verplicht dit btw-nummer op alle facturen te vermelden. Het vermelden van het btw-nummer is heel belangrijk; doe je dit niet, dan is de factuur niet rechtsgeldig en kan je klant geen gebruik maken van de btw-aftrek. Ook jijzelf krijgt dan problemen bij het aangeven van de omzetbelasting. Als je je omzetbelasting verkeerd aangeeft, kun je een naheffing krijgen, en zelfs een boete die kan oplopen tot wel 100% van het bedrag dat je aan btw verschuldigd bent. Let hier dus goed op bij het uitschrijven van je facturen!
5. De factuurdatum
   Op iedere factuur dien je de datum te vermelden waarop je de factuur hebt verstuurd. Dit doe je voor je eigen administratie, maar ook in verband met de betaaltermijn (zie punt 13).
6. Het factuurnummer
   Elke factuur moet een uniek volgnummer hebben. Dit is niet alleen handig om je financiën een beetje overzichtelijk te houden, maar ook voor de klant die de factuur moet betalen. Daarbij komt dat dit unieke factuurnummer verplicht is voor je eigen administratie: bij het aangeven van je btw moet elke factuur terug te vinden zijn door middel van dit volgnummer. Zorg dat je klant het factuurnummer altijd vermeldt bij een vertaling; is hij of zij dit een keer vergeten, zet dan bij een eventuele volgende levering een herinnering dit in het vervolg wel te doen. Je bent in principe helemaal vrij om zelf te kiezen hoe je je facturen nummert, maar het is vaak het handigst om gewoon door te nummeren en géén jaartal in je factuurnummer te vermelden. Bij sommige administratiepakketten wordt dit nog wel eens fout gedaan, iets wat later voor problemen kan zorgen. Wil jij het goed geregeld hebben? Bekijk dan eens ons Commercieel Informatie Systeem.
7. De datum en omschrijving van de geleverde producten of diensten
   Vermeld kort en bondig wat voor producten of diensten je geleverd hebt, en op welke datum deze geleverd zijn. Als je een dienst levert, bereken je vaak een uurtarief. Op de factuur vermeld je het aantal uren dat je in rekening brengt met een specificatie. In sommige gevallen bereken je een ander soort tarief. Als je bijvoorbeeld werkt als vertaler of copywriter, zul je meestal een bepaald tarief per woord berekenen, in welk geval je het aantal woorden van de geleverde tekst altijd op de factuur hoort te vermelden. Let op: zorg wel dat je klant niet voor onaangename verrassingen komt te staan. Merk je dat je langer bezig bent met een klus dan je van tevoren had ingeschat, neem dan altijd even contact op met de klant. Het is niet netjes om onaangekondigd dubbel zo veel uren te berekenen op de factuur zonder dat eerst met de klant te bespreken!8. Bij vooruitbetaling: de datum van de betalingIn sommige gevallen lever je een product of dienst pas nadat hiervoor een betaling is ontvangen. Als dat zo is vermeld je de gewenste datum van betaling duidelijk op de factuur, zodat er geen verwarring kan ontstaan over de levering van je product of dienst.9. Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btwVermeld altijd duidelijk een totaalbedrag exclusief btw. Dit is vooral van toepassing als je meerdere diensten of producten in rekening brengt: zo schep je meteen duidelijkheid en hoeft de klant niet zelf met een rekenmachine aan de slag.10. Het btw-tarief dat je in rekening brengtOver de omzet die je onderneming maakt betaal je 0%, 6% of 21% btw. Deze btw bereken je door aan je klant. Welk tarief je moet hanteren hangt af van het soort goederen of diensten dat je levert. Het algemene tarief is 21%. Voor sommige goederen en diensten bestaat een verminderd btw-tarief van 6%, en over andere soorten omzet hoef je zelfs helemaal geen btw te betalen. Op de site van de Belastingdienst kun je precies zien welk btw-tarief voor jouw onderneming van toepassing is. Het kan ook zijn dat op verschillende producten of diensten die je levert, verschillende tarieven van toepassing zijn. Vermeld die tarieven dan apart op de factuur.11. Het btw-bedrag en het totaalbedrag dat betaald moet wordenNaast het totaalbedrag exclusief btw vermeld je ook apart nog een keer de btw die je aan je klant berekent, en het totaalbedrag inclusief de berekende btw, dus het bedrag dat de klant uiteindelijk over dient te maken op jouw bankrekening. Bij het berekenen van de btw rond je bedragen af op twee cijfers achter de komma, dus op hele centen. Als het derde cijfer achter de komma lager is dan 5, rond je naar beneden af. Is dit cijfer een 5 of hoger, rond dan af naar boven. Een btw-bedrag van €14,326 wordt zo €14,33; een bedrag van €14,324 wordt €14,32.12. Het nummer van je bankrekening en een uiterlijke betaaldatum.Het noemen van je IBAN en een betalingstermijn zijn niet wettelijk verplicht bij het opstellen van een factuur, maar handig is het wel; zo voorkom je allerlei onnodig heen-en-weer gemail tussen jou en je klant. Een betalingstermijn van veertien of 30 dagen is normaal; vermeld je geen betalingstermijn, dan is jouw klant wettelijk verplicht om het bedrag binnen 30 dagen over te maken. Betaalt je klant alsnog niet op tijd en moet je een herinnering sturen? Blijf dan vooral vriendelijk in je bericht. Meteen dreigen met rechterlijke actie komt een zakenrelatie niet ten goede. Je klant betaalt waarschijnlijk helemaal niet expres te laat, en jij zult misschien in de toekomst zelf ook wel eens een rekening over het hoofd zien. Een dreigende, agressieve mail die aandringt tot betalen is dan niet bevorderlijk voor het zakelijk contact.Tot slot nog een paar onmisbare tips bij het opstellen, verzenden en verwerken van facturen:

• Verstuur je facturen digitaal. Digitale facturen zijn tegenwoordig net zo rechtsgeldig als per post verstuurde facturen. Digitaal factureren heeft meerdere voordelen: het is directer en sneller, er is minder ruimte om fouten te maken, en het bespaart tijd en geld.
• Als je je factuur per e-mail verstuurt, is het verstandig om deze te versturen als PDF-document. Zo kan de ontvanger niets meer aan de factuur veranderen, en heb je achteraf minder kans dat er een discussie ontstaat over de inhoud.
• Alle facturen die je uitschrijft en verstuurt dien je zelf ook op te slaan voor je eigen administratie. Dit mag tegenwoordig ook allemaal digitaal. Zorg wel dat je ook papieren facturen die aan jou worden uitgeschreven meteen scant en opslaat in je digitale administratie.
• Krijg je zelf een factuur toegestuurd van een bedrijf of rechtspersoon die jou een dienst of product heeft geleverd? Zorg dan dat je meteen controleert of alle bovengenoemde punten aanwezig zijn op de factuur. Mist er iets? Neem direct contact op met degene die de factuur heeft uitgeschreven en vraag om een nieuwe factuur. Als je dit direct bij ontvangst doet voorkom je later problemen bij bijvoorbeeld de btw-aangifte.